Büro für Datenschutz

Datenschutzmerkblatt der Universität Luxemburg (Studierende)

Einleitung

Zur Erfüllung der sich aus der EU-Datenschutzgrundverordnung Nr. 2016/679 („DSGVO“) ergebenden Transparenzpflichten wird in diesem Merkblatt („Merkblatt“) erklärt, wie die Universität Luxemburg die personenbezogenen Daten der Studierenden („Sie“) verarbeitet, die sich bei der Universität bewerben, einschreiben oder eingeschrieben haben.

Neben den hiermit erteilten Informationen erhalten Sie bei der Anmeldung zur Nutzung der von uns angebotenen Einrichtungen und Anlagen gegebenenfalls weitere Informationen über die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Wer sind wir?

Die Universität Luxemburg („Universität“, „wir“, „uns“, „unser“, usw.) ist eine unter der Aufsicht des Hochschulministeriums stehende öffentliche Hochschul- und Forschungseinrichtung. Gemäß DSGVO handelt die Universität als für die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten Verantwortlicher, d.h. wir sind gesetzlich für die von uns erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten verantwortlich.

Die offizielle Adresse der Universität Luxemburg lautet:

Maison du Savoir
2, place de l’Université
L- 4365 ESCH-BELVAL
Phone number: Tel. : (+352) 46 66 44 1
Internet: /de/ueber-uns/profil/

Ausführlichere Informationen darüber, wie die Universität personenbezogene Daten verarbeitet, können auf der Website der Universität unter „Datenschutz“ abgerufen werden.

Die Universität hat einen Datenschutzbeauftragten (DPO) bestellt. Bei Datenschutzfragen können Sie den DPO per E-Mail an dpo@uni.lu oder auf dem Postweg an vorstehende Adresse mit dem Zusatz „An die Datenschutzabteilung“ kontaktieren.

Warum und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet die Universität Ihre personenbezogenen Daten?

Grundsätzlich verarbeitet die Universität Ihre personenbezogenen Daten zur Verwaltung ihrer Beziehungen mit Ihnen als Studierenden und zur Organisation Ihres Studiums. Die wichtigsten Zwecke der Verarbeitung und die entsprechenden Rechtsgrundlagen werden in nachfolgender Übersicht zusammengefasst:

  • Zweck

    Durchführung von Hochschulstudiengängen, die zu Abschlüssen, Diplomen und Zertifikaten gemäß dem Gesetz vom 27. Juni 2018 über die Organisation der Universität Luxemburg (im Folgenden „das Gesetz“) ´Úü³ó°ù±ð²Ô. Dies umfasst die Durchführung und Verwaltung von Studiengängen, einschließlich Fernstudiengängen, die Gewährleistung einer kontinuierlichen Betreuung, die Ãœberwachung Ihrer Anwesenheit, die Beratung hinsichtlich Ihrer studienbezogenen Entwicklung, die Durchführung akademischer Leistungsbewertungen, die Gewährung finanzieller Unterstützung sowie die Kommunikation mit Ihnen.

  • Rechtsgrundlage

    Für alle personenbezogenen Daten

    Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich, die die Universität als Hochschule gemäß dem Gesetz wahrnimmt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO).

    Erfüllung eines Vertrags
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann zur Erfüllung eines mit Ihnen als Doktorand (Studierender und Mitarbeiter) abgeschlossenen Vertrags erforderlich sein (Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe b) DSGVO).

    Für besondere Kategorien personenbezogener Daten
    Verwaltung von Systemen / Diensten im Gesundheitsbereich
    Wir können Ihre Daten besonderer Kategorien verarbeiten, sofern dies für Zwecke der Gesundheits- und Sozialfürsorge im Zusammenhang mit der Verwaltung von Gesundheitssystemen und -diensten erforderlich ist (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe h DSGVO).

    Einwilligung
    Es kann Fälle geben, in denen wir Ihre gesundheitsbezogenen personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre Ausbildung zu erleichtern, z. B. um angemessene Anpassungen im Zusammenhang mit einer Behinderung vorzunehmen oder psychologische Unterstützung zu leisten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO).

    Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
    Es kann erforderlich sein, Ihre Daten besonderer Kategorien im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu verarbeiten (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO).

  • Zweck

    Zu diesem Zweck muss der Schlichtungsausschuss genaue Informationen zu Ihrem Anspruch einholen, um diesen zu bearbeiten und Ihnen antworten zu können. Möglicherweise ist es erforderlich, Ihre besonderen Kategorien von Daten (z. B. Gesundheitsdaten) zu verarbeiten, um Ihren Anspruch ordnungsgemäß beurteilen zu können. Die Übermittlung Ihrer besonderen Kategorien personenbezogener Daten ist vollkommen freiwillig und unterliegt Ihrer Entscheidung, ob Sie diese dem Schlichtungsausschuss zur Verfügung stellen möchten.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interessen

    Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), die in der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anliegen bestehen.

    Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

    Die Verarbeitung Ihrer Daten besonderer Kategorien kann im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO).

  • Zweck

    Die Prüfung Ihrer Bewerbung und die Abwicklung Ihrer Zulassung zu einem unserer Studien-, Forschungs- oder Innovationsprogramme. Zu diesem Zweck muss die Universität genaue Angaben zu Ihrem akademischen und/oder beruflichen Werdegang einholen, um zu beurteilen, ob Sie die in den Artikeln 32 bis 34 und 37 des Gesetzes genannten Zugangs- und Zulassungsvoraussetzungen erfüllen.

  • Rechtsgrundlage

    Für alle personenbezogene Daten
    Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe
    Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die die Universität als Hochschule im öffentlichen Interesse gemäß dem Gesetz wahrnimmt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO).

  • Zweck

    Zu diesem Zweck werden wir uns mit den Einrichtungen in Verbindung setzen, die die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung eingereichten Zeugnisse und/oder Diplome ausgestellt haben, um deren Echtheit zu überprüfen und Betrugsfälle zu verhindern.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interessen
    Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, Betrugsfälle im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für Studierende zu verhindern und damit den Ruf der Universität zu schützen.

  • Zweck

    Durchführung von Verwaltungsvorgängen im Zusammenhang mit Ihrer Immatrikulation als Studierender, sofern Ihr Antrag erfolgreich ist und Sie unser Angebot annehmen; zur Berechnung, Erfassung und Einziehung von Studiengebühren sowie zur Überprüfung und/oder Sicherstellung Ihrer Zugehörigkeit zum luxemburgischen Sozialversicherungssystem („Caisse Nationale de Santé“ oder „CNS“).

  • Rechtsgrundlage

    Für alle personenbezogenen Daten
    Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse
    Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse durch die Universität als Hochschule gemäß dem Gesetz erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO).

    Erfüllung eines Vertrags
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für die Erfüllung des Vertrags erforderlich sein, den wir mit Ihnen als Studierendem der Universität geschlossen haben (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

    Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO erforderlich sein (z. B. Einwanderung, Visa).

    Die Verarbeitung Ihrer eindeutigen CNS-Identifikationsnummer ist erforderlich, um Ihre Zugehörigkeit zum luxemburgischen Sozialversicherungssystem zu überprüfen und/oder sicherzustellen, unabhängig davon, ob Sie ein EU-Studierender oder ein Nicht-EU-Studierender sind, gemäß den Anforderungen von Artikel 32 Absatz 5 des Gesetzes vom 27. Juni 2018 über die Organisation der Universität Luxemburg.

    Für besondere Kategorien personenbezogener Daten
    Arbeitsrecht sowie Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht
    Sofern Verpflichtungen oder Rechte im Bereich des Arbeitsrechts oder des Sozialschutzrechts bestehen, können wir uns auf diese Voraussetzung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO stützen.

  • Zweck

    Dazu gehört die Abwicklung von Verwaltungsvorgängen im Zusammenhang mit der Zuteilung eines Studentenwohnheimplatzes sowie die Bearbeitung der Vertragsverlängerung (z. B. Überprüfung deiner Anspruchsberechtigung, begrenzte Aufenthaltsdauer, Immatrikulation, Erfassung deiner Bank- und Zahlungsdaten, Verwaltung der Kaution usw.

  • Rechtsgrundlage

    ³Õ±ð°ù³Ù°ù²¹²µ²õ»å³Ü°ù³¦³ó´Úü³ó°ù³Ü²Ô²µ
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für die Erfüllung des Vertrags, den wir mit Ihnen als Mieter abschließen werden, oder zur Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin vor Abschluss eines Vertrags erforderlich sein (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

  • Zweck

    Der Aufbau und die Gestaltung unserer Beziehung zu Doktoranden, die einen Arbeitsvertrag mit der Universität haben.

  • Rechtsgrundlage

    Für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag
    Erfüllung eines Vertrags
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für die Erfüllung Ihres Arbeitsverhältnisses mit der Universität erforderlich sein (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

    Für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Status als Studierender
    Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse
    Die Verarbeitung von Daten in Bezug auf Doktoranden erfolgt im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO), da die Doktoranden von ihrer Promotion profitieren und die Ausbildung Teil des gesetzlich festgelegten Auftrags der Universität ist.

    Für besondere Kategorien personenbezogener Daten
    Arbeitsrecht sowie Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht
    Sofern Verpflichtungen oder Rechte im Bereich des Arbeitsrechts oder des Sozialschutzrechts bestehen, können wir uns auf diese Grundlage gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO stützen.

  • Zweck

    Aufnahme und Gestaltung unserer Beziehung zu Doktoranden, die keinen Arbeitsvertrag mit der Universität haben

  • Rechtsgrundlage

    Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse
    Die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit Doktoranden, die kein Arbeitsverhältnis mit der Universität unterhalten, erfolgt im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO), da die Doktoranden von ihrer Promotion profitieren und die Ausbildung Teil des gesetzlich festgelegten Auftrags der Universität ist.

  • Zweck

    Wenn Sie sich für einen Studentenjob oder für ein Praktikum an der Universität bewerben.

  • Rechtsgrundlage

    Für alle personenbezogenen Daten
    Erfüllung eines Vertrags
    Die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihren Wunsch hin ergriffen werden, oder für die Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags mit der Universität erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

    Für besondere Kategorien personenbezogener Daten
    Arbeitsrecht sowie Sozialversicherungs- und Sozialschutzrecht
    Sofern Verpflichtungen oder Rechte im Bereich des Arbeitsrechts oder des Sozialschutzrechts bestehen, können wir uns auf diese Rechtsgrundlage stützen.

  • Zweck

    Wenn Sie sich im Rahmen Ihres Studiengangs um ein Praktikum bei Unternehmen und/oder Organisationen und/oder Einrichtungen (z. B. Ministerien, Krankenhäuser, Arztpraxen, …) bewerben.

    Im Rahmen der Verwaltung von Praktika für Studierende der Studiengänge Medizin und Pflege nutzt die Universität die Plattform „Magic Moving Pixel“ (bereitgestellt von Magic Moving Pixel S.A., die als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Universität tätig ist), um Praktika effizienter zu verwalten.

  • Rechtsgrundlage

    Für alle personenbezogenen Daten
    Erfüllung eines Vertrags
    Die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Wunsch hin getroffen werden, oder für die Erfüllung Ihres Praktikumsvertrags mit der Universität und dem aufnehmenden Unternehmen/der aufnehmenden Organisation/der aufnehmenden Einrichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

    Für besondere Kategorien personenbezogener Daten
    Die Verarbeitung ist für Zwecke der Gesundheits- und Sozialfürsorge im Zusammenhang mit der Verwaltung von Gesundheitssystemen und -diensten erforderlich
    Wenn Sie einen Studiengang im Bereich Medizin/Krankenpflege absolvieren und ein Praktikum in einem Krankenhaus oder einer Arztpraxis absolvieren müssen. Es werden sensible Daten über Sie erhoben, um zu beurteilen, ob Sie mit Personen in einer medizinischen Versorgungssituation arbeiten können.

  • Zweck

    Bereitstellung von Bildungsressourcen und IKT-Einrichtungen für unsere Studierenden ([wie beispielsweise/oder über unser] Moodle, die Kursverwaltungsplattform der Universität).

    Dazu gehören auch die Bereitstellung von Helpdesk-Support und/oder eines Ticket-Systems (ServiceNow), die Wartung von IT-Tools sowie die Verwaltung der Zugriffsrechte auf IT-Tools.

    Hinweis: Die Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Moodle finden Sie auf der Moodle-Plattform.

  • Rechtsgrundlage

    Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe
    Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die die Universität als Hochschuleinrichtung gemäß dem Gesetz wahrnimmt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO).

  • Zweck

    Zugang zu den Beständen der Universitätsbibliothek (im Folgenden „BUL“ genannt), der Nationalbibliothek von Luxemburg und der Bibliotheken, die dem Netzwerk Bibnet.lu angehören.

    Dies umfasst die Möglichkeit, Ihnen auf der Grundlage der Kurse, für die Sie auf Moodle angemeldet sind, einen Katalog der bei der BUL und bei Bibnet.lu verfügbaren Bestände vorzuschlagen. Zu diesem Zweck wird die Plattform der Nationalbibliothek mit Daten aus unserer Studierendendatenbank gespeist.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse
    Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, den Studierenden Bibliotheksressourcen zur Verfügung zu stellen, die für ihre Studiengänge notwendig sind.

  • Zweck

    Mit Ihrem Studierendenkonto können Sie den Chat von Microsoft Teams nutzen, um die Kommunikation mit anderen Studierenden während Ihres Studiums an der Universität zu erleichtern.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse
    Die Verarbeitung ist für unser berechtigtes Interesse erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, den Studierenden Chat-Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die für ihre Studiengänge notwendig sind.

  • Zweck

    Wenn Sie sich als ausgehender Studierender für ein Mobilitätsprogramm oder ein Doppelabschlussprogramm bewerben.

    In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie der Universität übermitteln, zu folgenden Zwecken:

    i) Ihre Teilnahme am Mobilitätsprogramm bzw. Doppelabschlussprogramm;
    ii) die Benennung einer Gastuniversität für Ihr Mobilitätsprogramm;
    iii) die Auszahlung des Mobilitätsstipendiums;
    iv) die Durchführung einer Umfrage zur Erhebung von Feedback zu Ihrem Auslandsaufenthalt.

  • Rechtsgrundlage

    Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe
    Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich, die die Universität als Hochschule gemäß dem Gesetz wahrnimmt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO). Das Gesetz vom 27. Juni 2018 über die Organisation der Universität Luxemburg legt fest, dass Bachelor-Studierende 30 ECTS an einer ausländischen Einrichtung erwerben müssen.

    Erfüllung eines Vertrags
    Im Falle von Masterstudierenden und Studierenden in Doppel-, Mehrfach-, dualen oder gemeinsamen Studiengängen kann die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten auch die Erfüllung des Mobilitätsvertrags sein (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Weitere Einzelheiten werden bei der Beantragung der studentischen Mobilität oder des entsprechenden Programms mitgeteilt.

    Berechtigte Interessen
    Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Umfrage zur Erhebung Ihres Feedbacks bezüglich Ihres Auslandsaufenthalts ist für ein berechtigtes Interesse der Universität gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erforderlich, das darin besteht, die ausgehende Mobilität einschließlich Studierendenaustauschpartnerschaften zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

  • Zweck

    Falls Sie sich als Gaststudent für die Studentenmobilität bewerben. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie der Universität übermitteln, zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung bei der Universität im Rahmen der Studentenmobilität sowie – im Falle einer Zulassung – zur administrativen Abwicklung im Zusammenhang mit Ihrem Status als Gaststudent.

  • Rechtsgrundlage

    ³Õ±ð°ù³Ù°ù²¹²µ²õ±ð°ù´Úü±ô±ô³Ü²Ô²µ. Bei Gaststudierenden ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten die ³Õ±ð°ù³Ù°ù²¹²µ²õ±ð°ù´Úü±ô±ô³Ü²Ô²µ, sofern es sich um Studierende mit einem Stipendium handelt (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Abwicklung der Gastmobilität (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

  • Zweck

    Im Rahmen der Finanzierung und finanziellen Unterstützung, beispielsweise wenn Sie sich um ein Stipendium oder eine Studienbeihilfe bewerben. Dies kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an die Stelle beinhalten, die das Stipendium oder die Studienbeihilfe gewährt. Im Rahmen der Unterstützung durch die Universität, damit Sie von Essensgutscheinen, einem Laptop oder Mitteln aus dem Härtefallfonds profitieren können. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Antrag auf Essensgutscheine, einen Laptop oder Unterstützung aus dem Härtefallfonds über ServiceNow einreichen müssen.

  • Rechtsgrundlage

    Erfüllung eines Vertrags. Die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihren Wunsch hin ergriffen werden, oder für die Erfüllung Ihres Vertrags mit der Universität gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO erforderlich.

    Berechtigte Interessen. Die Verarbeitung Ihrer Studierendendaten ist für das von Ihnen verfolgte berechtigte Interesse erforderlich, das darin besteht, eine von der Universität angebotene finanzielle oder materielle Unterstützung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO in Anspruch zu nehmen.

  • Zweck

    Im Rahmen der an der Universität angebotenen Unterstützung können Sie von angemessenen Anpassungen profitieren.

  • Rechtsgrundlage

    Einwilligung und ausdrückliche Einwilligung. Im Zusammenhang mit dieser Unterstützung werden wir uns bemühen, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) sowie für die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) einzuholen.

  • Zweck

    Für Alumni-Aktivitäten. Die Universität gibt personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Immatrikulation bzw. Rückimmatrikulation an der Universität übermittelt haben (z. B. Kontaktdaten, einschließlich Ihrer privaten E-Mail-Adresse, sowie Informationen zu Ihrem Studium an der Universität, Ihrem Abschluss und dem Zeitpunkt Ihres Studienabschlusses), an das Alumni-Büro der Universität weiter, um Sie über Alumni-Angebote zu informieren und nach Ihrem Studienabschluss Umfragen durchzu´Úü³ó°ù±ð²Ô.

    Die Datenschutzerklärung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Alumni finden Sie ausführlich auf der Alumni-Plattform.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interessen. Für unsere Alumni-Aktivitäten stützen wir uns auf das berechtigte Interesse der Universität sowie auf das unserer Alumni (d. h. die Kommunikation mit unseren Alumni als Teil der erweiterten Universitätsgemeinschaft).

  • Zweck

    Zu diesem Zweck müssen das Büro des Vizerektors für Forschung und der Teamleiter des Büros für Doktorandenstudium genaue Informationen zu Ihrer Anfrage einholen, um diese bearbeiten und Ihnen antworten zu können.

    Möglicherweise ist es erforderlich, Ihre besonderen Kategorien von Daten (z. B. Gesundheitsdaten) zu verarbeiten, um Ihre Anfrage ordnungsgemäß prüfen zu können. Die Übermittlung Ihrer besonderen Kategorien personenbezogener Daten ist vollkommen freiwillig und unterliegt Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zur Weitergabe an das Büro des Vizerektors für Forschung und den Teamleiter des Büros für Promotionsangelegenheiten.

    Die Datenschutzerklärung bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Alumni finden Sie ausführlich auf der Alumni-Plattform.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interessen. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), die in der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfragen bestehen.

    Ausdrückliche Einwilligung. Im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage werden wir uns bemühen, Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer besonderen Kategorien personenbezogener Daten einzuholen (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a).

  • Zweck

    Die Universität kann die Unterstützung des Ombudsbüros bei der Konfliktlösung anbieten, wenn Studierende im Falle von Streitigkeiten und Konflikten die Unterstützung des Ombuds in Anspruch nehmen möchten.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das in der Konfliktbewältigung und Mediation innerhalb der Universität besteht und somit der Unterstützung der Studierenden der Universität dient.

  • Zweck

    Die Universität hat an allen ihren Standorten ein System eingeführt.

    Die Datenschutzerklärung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Videoüberwachung durch die Universität finden Sie auf der Website der Universität.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interesse. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), wie in der entsprechenden Informationserklärung zum Videoüberwachungssystem auf der Website der Universität näher erläutert.

  • Zweck

    Überwachung, Analyse und Untersuchung von Ereignissen und Vorfällen im Bereich der Informationssicherheit, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die allgemeine Sicherheitslage der Universität aufrechtzuerhalten.

    Dazu gehören die Erfassung und Speicherung von Sicherheitsprotokollen aus Anwendungen der zentralen Verwaltung der Universität, die von Studierenden genutzt werden.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist für unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) erforderlich, das darin besteht, ein ordnungsgemäßes Management von Informationssicherheitsereignissen und -vorfällen an der Universität sicherzustellen.

  • Zweck

    Die Universität stellt Headhuntern, potenziellen Arbeitgebern und anderen Hochschulen Bescheinigungen über derzeitige und/oder ehemalige Studierende aus, um deren Studium an der Universität nachzuweisen, jedoch nur dann, wenn der derzeitige oder ehemalige Studierende diese Dritten dazu ermächtigt hat, die Universität zu kontaktieren und diese Informationen anzufordern.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, Dritten Nachweise über derzeitige und/oder ehemalige Studierende der Universität sowie über die von ihnen an der Universität absolvierten Studiengänge zu erbringen. Dies trägt zur Betrugsbekämpfung und zum Schutz des Rufs der Universität bei.

  • Zweck

    Dazu gehören die Abwicklung von Dienstreisen im Auftrag der Universität sowie die Erstattung von Ausgaben, die Ihnen im Auftrag der Universität entstehen können (z. B. Reisen zu Moot Courts und damit verbundene Kosten).

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist für unser berechtigtes Interesse erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, im Auftrag der Universität die Reisen von Studierenden zu organisieren und damit die Erstattung der Kosten sicherzustellen, die den Studierenden im Auftrag der Universität entstehen können.

  • Zweck

    Verwaltung unserer Website. Personenbezogene Daten werden bei jedem Besuch der Website verarbeitet.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interessen
    Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, den Zugang zu unserer Website zu ermöglichen und die Website zu schützen (Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe f) DSGVO). Die Datenschutzerklärung bezüglich der Verarbeitung im Zusammenhang mit der Website der Universität finden Sie auf der Website der Universität

  • Zweck

    Die Universität organisiert zahlreiche Veranstaltungen und macht dabei möglicherweise Fotos oder Videoaufnahmen. Sie werden vor der Veranstaltung darüber informiert, falls die Universität beabsichtigt, vor Ort zu filmen und/oder Fotos zu machen. Falls Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, wenden Sie sich bitte an die Veranstalter.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigte Interesse. Je nach den Umständen, unter denen die Fotos oder Videos aufgenommen werden, besteht die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit in den berechtigten Interessen der Universität gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (d. h. interne oder externe Kommunikation).

    Einwilligung. In anderen Fällen wird eine Einwilligung zur Aufnahme und Veröffentlichung von Fotos oder Videoaufnahmen eingeholt.

  • Zweck

    Die Universität kann Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und während Ihres Studiums zur Teilnahme an Umfragen einladen. Für die Zwecke solcher Umfragen erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten zu Ihrem Bildungshintergrund, Ihrer Bewerbungsmotivation, Ihren Studienerfahrungen sowie Ihrer wirtschaftlichen und beruflichen Situation.

    Die Universität kann Sie in bestimmten Fällen auch zur Teilnahme an Umfragen und Interviews einladen (z. B. wenn Sie Ihr Studium nicht fortgesetzt haben).

    Die Teilnahme erfolgt auf freiwilliger Basis. Weitere Einzelheiten finden Sie in der jeweiligen Datenschutzerklärung der betreffenden Umfrage.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) (d. h. Erfassung der Meinungen der Studierenden, Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten und Ermöglichung der Entscheidungsfindung).

  • Zweck

    Die Universität wird die bereits erhobenen und in ihren Datenbanken verfügbaren personenbezogenen Daten über Sie verwenden, um empirische Kennzahlen für statistische Auswertungen und die institutionelle Berichterstattung zu erstellen.

  • Rechtsgrundlage

    Berechtigtes Interesse. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) (d. h. die Erstellung empirischer Indikatoren, um die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung der Universität, z. B. gegenüber der Regierung, zu ermöglichen).

  • Zweck

    Ihre personenbezogenen Daten können von der Universität in Notfällen verarbeitet werden, in denen eine Hilfeleistung erforderlich ist.

  • Rechtsgrundlage

    Ihre personenbezogenen Daten können von der Universität zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen verarbeitet und an Notdienststellen übermittelt werden (Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe d) und Artikel 9, Absatz 2 DSGVO). Lebenswichtige Interessen sind solche, die medizinische Belange betreffen. Wenn beispielsweise ein Studierender während einer Vorlesung zusammenbricht, wird der Dozent die personenbezogenen Daten des Studierenden (Vor- und Nachname) an die Rettungssanitäter weitergeben, die sich um den Studierenden kümmern.

  • Zweck

    Die Universität kann Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Unterstützung von Flüchtlingen verarbeiten.

  • Rechtsgrundlage

    Im Zusammenhang mit dieser Unterstützung werden wir Sie um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Häufig gestellte Fragen zur Datenschutzerklärung für Studierende der Universität Luxemburg

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  1. Die Universität erhebt den überwiegenden Teil der Informationen direkt von Ihnen, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und während der Online-Registrierung. Wir arbeiten außerdem eng mit Dritten zusammen (einschließlich beispielsweise Förder- und Sponsoringpartnern, Bildungseinrichtungen und Prüfungsausschüssen) und können von diesen Informationen über Sie erhalten. Insbesondere können wir folgende Informationen erhalten: Vorname, Nachname, bevorzugter Name, Matrikelnummer, Geschlecht, Anrede, Anschrift, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, zweite Staatsangehörigkeit (falls zutreffend), Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsort, eindeutige CNS-Kennung. Möglicherweise müssen wir eine Kopie Ihres Ausweisdokuments (Kopie des Personalausweises oder Reisepasses) aufbewahren.
  2. Elektronische Daten: private E-Mail-Adresse und studentische E-Mail-Adresse sowie Daten zum Studentenkonto (Anmeldedaten, IP-Adressen, Protokolle), Informationen über Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme.
  3. Angaben zur Ausbildung: Zulassungsunterlagen, von Ihnen besuchte Schulen und Hochschulen, Prüfungsergebnisse, erworbene ECTS-Punkte, Studiengang, Semester, Fakultät, Studienstufe, Prüfungsunterlagen und Noten, Zeugnisse und/oder Diplome, Sprachkenntnisse, Vorfallprotokolle, Ihr Feedback zu Kursangeboten, Hochschulleistungen und Ihrer Erfahrung als Studierender sowie Informationen, die in Ihrer Studierendenakte erfasst sind.
  4. Berufserfahrung: Daten aus Ihrem Lebenslauf sowie Aufzeichnungen über Praktika und Praktikumsplätze.
  5. Gebühren und sonstige Finanzdaten: Kreditkartendaten, Bankkontonummer, Aufzeichnungen zur finanziellen Unterstützung, einschließlich Unterlagen zu gezahlten Gebühren, finanzieller Unterstützung, Stipendien und Förderungen. Kreditkartendaten werden bei der Durchführung einer Online-Zahlung erfasst. Weitere Informationen finden Sie unter: . Dies umfasst auch Daten im Zusammenhang mit Reisen und Spesen im Auftrag der Universität (z. B. Zahlungsbelege).
  6. Bankdaten: IBAN, BIC/SWIFT, Name der Bank, Kontoinhaber, Land der Bank. Bankdaten werden erhoben, wenn Sie Anspruch auf eine Förderung haben (z. B. bei der Beantragung eines Stipendiums im Rahmen Ihrer Studienmobilität).
  7. Wenn Ihnen ein Wohnheimplatz zugewiesen wird, werden zudem folgende Daten erhoben: Stipendienstatus und Informationen zum gewährten Stipendium, Art der zugewiesenen Unterkunft, Daten zur Miete (z. B. Höhe, Strafgebühren bei Zahlungsverzug, Zahlungsbestätigung) sowie zur Kaution;
  8. Wenn Sie einen Antrag auf Mittel aus dem Härtefallfonds stellen, werden zudem folgende personenbezogene Daten anhand der folgenden Unterlagen erhoben: Ihre Kontoauszüge aller Bankkonten der letzten drei Monate sowie die Ihres Partners, Ihre Kontoauszüge zu etwaigen Sparkonten der letzten drei Monate, die RIB zur Bestätigung der Bankverbindung; eine maschinengeschriebene persönliche Erklärung, in der Sie darlegen, warum Sie einen Antrag auf Mittel aus dem Härtefallfonds stellen; der Nachweis über die Finanzierung der AST (Autorisation de séjour temporaire); eine Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der CNS, falls keine Krankenversicherung über die Universität abgeschlossen wurde; den Nachweis über die Gewährung eines CEDIES-Stipendiums oder -Darlehens; Ihr Nettoeinkommen und das Ihres Partners; falls Sie Kinder haben, die vollständige Geburtsurkunde Ihres Kindes mit dessen persönlichen Daten; finanzielle Angaben zu den Kosten für die Kinder; Ihre finanziellen Angaben im Zusammenhang mit dem Nachweis ausstehender Schulden, dem Nachweis eines Schuldenrückzahlungsplans und dem Nachweis einer erforderlichen Notfallzahlung (z. B. Flug, Krankheit).
  9. Einwanderungsdaten bezüglich Visum und Reisepass sowie den Nachweis der Finanzierung für AST im Rahmen Ihres Antrags auf Härtefallhilfe, ebenso wie Angaben zu Ihrem Status als EU- oder Nicht-EU-Bürger im Rahmen der Zuteilung eines Studentenwohnheimplatzes.
  10. Alle Informationen zu Ihrer privaten Situation, die Sie dem Schlichtungsausschuss zur Untermauerung Ihres Antrags offenlegen möchten (z. B. familiäre Schwierigkeiten);
  11. Daten im Zusammenhang mit der internationalen Mobilität: frühere Mobilitätsaufenthalte, bevorzugtes akademisches Jahr, Startsemester, Dauer in Semestern und genaue Mobilitätsdaten, Mobilitätsrahmen, Studiengang, Aufnahmeland(er) und -einrichtung(en) sowie Entsendeland(er) und -einrichtung(en), Mobilitätszuschuss, Mobilitätsvertrag, Ankunftsbescheinigung der aufnehmenden Einrichtung, Abreise-/Anwesenheitsbescheinigung, über die Mobilitätsumfrage erhobene Rückmeldungen zur Mobilität. Bei Gaststudierenden werden zudem die Hauptunterrichtssprache an der Heimathochschule sowie die Europäische Krankenversicherungskarte oder eine andere Bescheinigung über den Krankenversicherungsschutz erfasst. Im Falle eines Erasmus+-Praktikums werden zudem Informationen zu früheren Erasmus+-Förderungen, zur Praktikumsvereinbarung, zu den Kontaktdaten Ihres Betreuers sowie zu den Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners in der Verwaltung der Universität erfasst.
  12. Informationen, die über unsere Videoüberwachung erfasst werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung zur Videoüberwachung auf der Website der Universität.
  13. Notfallkontaktdaten (Name und Telefonnummer) einer dritten Person.
  14. Fotos und/oder Videobilder: Bildmaterial, Werbematerial, Kameraaufnahmen;
  15. Daten im Zusammenhang mit Streitfällen: Art des Streitfalls/Falls, alle Daten, die der Studierende dem Ombudsmann freiwillig offenlegt (z. B. psychische Probleme, Korrespondenz usw.);
  16. Sicherheitsprotokolle (z. B. Protokolle zur Benutzerauthentifizierung) einer Anwendung, die eine IP-Adresse oder einen Benutzernamen der Mitarbeiter als Nutzer enthalten können.
  17. Microsoft Teams-Chat: Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre E-Mail-Adresse als Studierender werden verarbeitet, der Inhalt des Chats ist jedoch für die IT-Abteilung der Universität, die Microsoft Teams verwaltet, nicht zugänglich.

Die Universität erhebt den Großteil der Informationen direkt von Ihnen, und zwar im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und während der Online-Immatrikulation. Wir arbeiten zudem eng mit Dritten zusammen (darunter beispielsweise Förder- und Sponsoringpartner, Bildungseinrichtungen sowie Prüfungsausschüsse) und erhalten unter Umständen Informationen über Sie von diesen. Insbesondere können wir von Dritten folgende Informationen erhalten: Prüfungs- oder Testergebnisse, Nachweise über eine finanzielle Förderung (z. B. Stipendium, Studienbeihilfe).

Die Universität führt für die oben genannten Zwecke keine automatisierte Entscheidungsfindung durch.

Die Kategorien der verarbeiteten sensiblen Daten sind nachstehend aufgeführt:

  1. Gesundheitsdaten (Behinderungen): Falls Sie sich dafür entscheiden, die Universität über eine besondere Behinderung zu informieren, damit angemessene Vorkehrungen getroffen werden können. Angemessene Vorkehrungen sind in den Artikeln 38 und 39 des Universitätsgesetzes vom 27. Juni 2018 definiert. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a) der DSGVO, da Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zwecke der Bereitstellung angemessener Vorkehrungen gebeten werden.
  2. Gesundheitsdaten, wenn Sie der Universität Gesundheitsdaten über sich selbst oder Ihre Familienangehörigen im Zusammenhang mit Ihrem Antrag an den Schlichtungsausschuss mitteilen. Sonstige sensible personenbezogene Daten, die Sie in Ihrem Antrag an den Schlichtungsausschuss angeben möchten.
  3. Gesundheitsdaten, wenn Sie der Universität Gesundheitsdaten über sich selbst oder Ihre Familienangehörigen im Zusammenhang mit einer Unterstützungsanfrage als Doktorand mitteilen. Sonstige sensible personenbezogene Daten, die Sie in Ihrer Anfrage an das Büro des Vizerektors für Forschung und den Teamleiter des Büros für Promotionsstudien angeben möchten.
  4. Gesundheitsbezogene Daten (sonstige): Wenn Sie beispielsweise einen Studiengang im Bereich Medizin/Pflege absolvieren und ein Praktikum in einem Krankenhaus oder einer Arztpraxis absolvieren müssen. Sensible Daten über Sie werden erhoben, um zu beurteilen, ob Sie in einer medizinischen Versorgungssituation mit Personen zusammenarbeiten können (die Verarbeitung ist für Zwecke der Gesundheits- und Sozialfürsorge im Zusammenhang mit der Verwaltung von Gesundheitssystemen und -dienstleistungen erforderlich).
  5. Sonstige Daten: Während Ihres Studiums können Sie in eine Notlage geraten und/oder andere Schwierigkeiten erleben. Die Universität bietet kostenlose und vertrauliche Beratung und Unterstützung im Bereich der psychischen Gesundheit sowie Lernunterstützung bei einer Behinderung an (dies erfolgt auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO).

Die personenbezogenen Daten, die wir anlässlich Ihrer Bewerbung / Anmeldung oder überhaupt im Rahmen Ihrer Beziehungen zur Universität erheben, werden folgenden Empfängern übermittelt:

Interne Empfänger

  1. an die Studienverwaltung (Service des Études et de la Vie Étudiante – SEVE) und das Büro für Promotionsstudien (Bureau des études doctorales – BED). SEVE und BED sind die zentralen Stellen, die für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit Ihrer Zulassung, Immatrikulation und der administrativen Betreuung Ihres Studiums zuständig sind (Bearbeitung Ihrer Unterlagen, Zahlungen, Studienförderung, studentische Dienste/Studentenleben);
  2. an das Büro für studentische Inklusion, das als Hauptstelle für die Prüfung Ihrer Unterlagen im Zusammenhang mit Anträgen auf einen Laptop, einen Härtefallzuschuss oder Essensgutscheine zuständig ist. Speziell dafür zuständige Mitarbeiter des Büros für studentische Inklusion sind dafür verantwortlich, Ihren Antrag auf angemessene Anpassungen zu prüfen;
  3. der CAR (Ausschuss für angemessene Anpassungen) ist das Gremium, das für die Prüfung Ihres Antrags auf angemessene Anpassungen zuständig ist. Er setzt sich aus Beauftragten für angemessene Anpassungen, einem Vertreter des Rektorats, je einem Professor pro Fakultät sowie zwei studentischen Vertretern zusammen. Je nach Fall besteht zudem die Möglichkeit, einen externen Experten zur Stellungnahme hinzuzuziehen.
  4. an die IT-Administratoren von ServiceNow zur Verwaltung der Plattform;
  5. an die zuständige Fakultät bzw. das zuständige interdisziplinäre Zentrum, das für Ihren Studiengang verantwortlich ist;
  6. an die Studiengangsverwalter Ihrer Fakultät bzw. Ihres interdisziplinären Zentrums, um den ordnungsgemäßen Ablauf Ihres Studiengangs zu gewährleisten;
  7. an die Dozenten und Professoren, die an der Durchführung der von Ihnen belegten Lehrveranstaltungen beteiligt sind (Vorname, Nachname). In Ausnahmefällen kann der CAR Ihre Gesundheitsdaten weitergeben, um angemessene Anpassungen für Sie umzusetzen, z. B. wenn der Professor den Unterrichtsraum für Sehbehinderte entsprechend gestaltet. Die genannte Weitergabe Ihrer Gesundheitsdaten erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung;
  8. an das Büro für internationale Beziehungen, das für Ihre studentische Mobilität zuständig ist;
  9. an das Büro für Alumni-Beziehungen und das Alumni-Netzwerk. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung für Alumni;
  10. an das Universitätslogistikbüro, falls Sie in einer der Studentenwohnheime wohnen;
  11. an den Schlichtungsausschuss, falls Sie eine Beschwerde bei diesem Verwaltungsgremium einreichen;
  12. an das Büro für Statistik und institutionelle Forschung;
  13. an die Ombudsstelle;
  14. an die Finanz- und Buchhaltungsabteilung.

Externe Empfänger

  1. an öffentliche Verwaltungen mit Sitz in Luxemburg, wie beispielsweise das Ministerium für Hochschulwesen und Forschung, das Ministerium für Bildung, Kinder und Jugend sowie das Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten.
  2. an die Nationale Krankenkasse („Caisse Nationale de Santé“ oder „CNS“), um Ihre Anmeldung beim luxemburgischen Sozialversicherungssystem sicherzustellen, sofern Sie ein Studierender aus einem Nicht-EU-Land sind;
  3. an andere öffentliche Behörden im Ausland, soweit diese Weitergabe erforderlich ist, um den gesetzlichen Verpflichtungen der Universität nachzukommen oder im Rahmen Ihrer Bewerbung;
  4. an Hochschuleinrichtungen und/oder Berufsverbände mit Sitz in Luxemburg, der Europäischen Union oder darüber hinaus, die mit der Universität bei der Durchführung eines Studienprogramms zusammenarbeiten, soweit dies in der jeweiligen Kooperationsvereinbarung vorgesehen ist und soweit dies für die Durchführung eines solchen Studienprogramms erforderlich ist;
  5. an Einrichtungen, die Zeugnisse und/oder Diplome ausgestellt haben, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung einreichen, um die Echtheit dieser Dokumente zu überprüfen;
  6. im Falle eines Praktikums oder einer ähnlichen Tätigkeit sind Ihre Noten für den externen Praktikumsbetreuer einsehbar (z. B. im Fall des „Bachelor en Sciences de l’Education“);
  7. an Personalvermittler, potenzielle Arbeitgeber und andere Hochschulen, die sich an die Universität wenden, um Informationen über derzeitige und/oder ehemalige Studierende zu erfragen, die ihr Studium nachweisen, jedoch nur, wenn der derzeitige oder ehemalige Studierende diese Dritten ermächtigt hat, die Universität zu diesem Zweck zu kontaktieren;
  8. an den Fonds National de la Recherche (im Folgenden „FNR“), falls Sie an einem vom FNR finanzierten Projekt im Rahmen des Qualitätsrahmens für die Doktorandenausbildung teilnehmen;
  9. an die Stelle, die das Stipendium oder die Studienbeihilfe gewährt, die Sie beziehen (z. B. das Ministerium für Hochschulbildung und Forschung);
  10. an die Universitätsbibliothek (im Folgenden „BUL“), die Luxemburger Nationalbibliothek und die Bibliotheken, die Mitglieder des Netzwerks Bibnet.lu sind, um Ihnen Zugang zu den Beständen der BUL zu gewähren. Die BUL ist Mitglied des Bibliotheksnetzwerks Bibnet.lu;
  11. an die an Ihrer studentischen Mobilität beteiligten Empfänger, falls Sie sich für eine studentische Mobilität anmelden, sowie an Organisationen, die für die Durchführung regelmäßiger externer Audits an der Universität im Zusammenhang mit Mobilitätszuschüssen zuständig sind;
  12. Im Rahmen der Verwaltung der studentischen Mobilität nutzt die Universität die Plattform MoveON (bereitgestellt von QS Unisolution, die als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Universität tätig ist), um die studentische Mobilität effizienter zu verwalten und das Ausfüllen und Aktualisieren von Formularen sowie die Erstellung von Dashboards und Berichten zu vereinfachen. Weitere Informationen zu dieser Plattform finden Sie auf der .
  13. an den Veranstalter einer Aktivität (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Status), wenn Sie sich für eine der vom Büro für studentisches Leben angebotenen Aktivitäten anmelden. Sie müssen sich bei Affluences registrieren, um an diesen Aktivitäten teilnehmen zu können;
  14. an Notfalldienste (z. B. Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst …) in einer dringenden Situation oder im Notfall;
  15. an wesentliche IT-Anbieter und Cloud-Dienstleister (z. B. Microsoft), die im Auftrag der Universität tätig sind, einschließlich der Restena Foundation, die für die Verwaltung der Sicherheitsprotokolle zuständig ist;
  16. an die Symplicity Corporation, das Unternehmen, das die Plattform für die Unterstützung von Studierenden in Bezug auf den Härtefallfonds, Laptops, Essensgutscheine und den Rechtsbeistand „Symplicity Advocate for Students“ bereitstellt;
  17. an ServiceNow, das Unternehmen, das das Student Service Portal bereitstellt;
  18. an Unternehmen und/oder Organisationen und/oder Institutionen (z. B. Ministerien, Krankenhäuser/Arztpraxen usw.), die Studierenden Praktikums- und/oder Stipendienmöglichkeiten anbieten. Die Universität gibt ausschließlich Ihre personenbezogenen Identifikationsdaten, Ihre elektronischen Daten, Ihre Bildungsdaten, Ihre Einwanderungsdaten sowie Ihre Notfallkontaktdaten weiter;
  19. an die Plattform „Magic Moving Pixel“, die für die Verwaltung von Praktika im Rahmen der Studiengänge Medizin und Pflege genutzt wird;
  20. an Studierendenvereinigungen, falls Sie sich im Rahmen Ihres Studentenlebens in einer dieser Vereinigungen anmelden möchten:
  21. an Planon N.V., Schali6nhoevedreef 20 A, 2800 Mechelen, Belgien, im Rahmen der Nutzung der Planon-Cloud zur Verwaltung der Studentenwohnheime; das Unternehmen fungiert als Auftragsverarbeiter und ist vertraglich an die Universität gebunden, einschließlich der Datenschutzanforderungen.
  22. an Streff Luxembourg mit Sitz in 138 Route d’Arlon, 8008 Strassen, Luxemburg, zur Archivierung der physischen Studentenakten. Streff Luxembourg fungiert als Auftragsverarbeiter und ist vertraglich an die Universität gebunden, einschließlich der Datenschutzanforderungen der DSGVO.
  23. an International SOS mit Sitz in Esplanade 1, 1020 Brüssel, Belgien, für internationale Beratung und Unterstützung weltweit. International SOS fungiert als Auftragsverarbeiter, falls Sie deren Dienste bei Auslandsreisen in Anspruch nehmen möchten.
  24. an Cisco Systems Inc. mit Sitz in 9–11 New Square Park, Bedfont Lakes, Feltham, Vereinigtes Königreich, zum Zweck der Bereitstellung von Online-Kursen. Cisco Systems fungiert als Auftragsverarbeiter, und die Universität hat mit Cisco eine Vereinbarung geschlossen, um eine Videokonferenzlösung zu nutzen. Weitere Informationen zu Cisco Systems finden Sie in deren Datenschutzerklärung: .

Wenn Informationen an Dritte weitergegeben werden, ist die Universität bestrebt, nur die unbedingt erforderlichen Daten weiterzugeben. So können wir beispielsweise in geeigneten Fällen lediglich Ihre Matrikelnummer und nicht Ihren Namen weitergeben (dies wird als Pseudonymisierung bezeichnet).

Alle Drittanbieter, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gemäß unseren Richtlinien zu ergreifen. Wir gestatten ihnen nicht, Ihre Daten für eigene Zwecke zu nutzen. Wir erlauben ihnen die Verarbeitung Ihrer Daten ausschließlich für festgelegte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden hauptsächlich innerhalb der Europäischen Union für die verschiedenen in Abschnitt 2 aufgeführten Zwecke verarbeitet. Es kann Fälle geben, in denen wir Ihre Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, beispielsweise wenn wir über einen Cloud-basierten Dienstleister mit Ihnen kommunizieren, der außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums tätig ist. Im Allgemeinen, d. h. wenn die Universität Ihre personenbezogenen Daten an einen Dritten übermittelt, der seinen Sitz in einem Land hat, in dem kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, schließt die Universität mit diesem Dritten einen Vertrag ab, der die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardklauseln für internationale Datenübermittlungen enthält.

So wurden beispielsweise für die Nutzung von Microsoft, CISCO, der Symplicity-Unternehmensplattform und der ServiceNow-Plattform von der Universität angemessene Schutzmaßnahmen getroffen, einschließlich des Abschlusses weiterer Vereinbarungen. Für weitere Informationen zu den getroffenen Maßnahmen kontaktieren Sie uns bitte über die im obigen Abschnitt „Wer sind wir?“ angegebenen Kontaktdaten.

Die Universität bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, angemessen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß dem Verfahren zur Datenaufbewahrung der Universität aufbewahrt. Die von uns festgelegten Aufbewahrungsfristen hängen von den Zwecken unserer Verarbeitungsvorgänge ab. Nach Ihrem Ausscheiden aus der Universität können bestimmte Teile Ihrer personenbezogenen Daten zu Archivierungszwecken aufbewahrt werden (z. B. zum Nachweis Ihres Abschlusses und Ihrer Studiendauer).

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu: Recht auf Information, Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht, Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine Beschwerde einzureichen.

  • Recht auf Information: Sie haben das Recht zu erfahren, wie Ihre personenbezogenen Daten erhoben und verwendet werden.
  • Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu erhalten und zu überprüfen, ob diese rechtmäßig verarbeitet werden.
  • Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von der Universität die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben.
  • Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht gilt nur, wenn Sie beispielsweise der Ansicht sind, dass kein triftiger Grund für die weitere Verarbeitung durch uns vorliegt und Ihre personenbezogenen Daten für uns nicht erforderlich sind; oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verwenden; oder wenn Sie der Art und Weise, wie wir Ihre Daten verarbeiten, widersprechen (im Einklang mit dem unten genannten Widerspruchsrecht). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihrem Antrag auf Löschung aus bestimmten rechtlichen Gründen, die Ihnen gegebenenfalls zum Zeitpunkt Ihres Antrags mitgeteilt werden, möglicherweise nicht immer nachkommen können.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen auszusetzen (beispielsweise, wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen).
  • Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen, und zwar auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f der DSGVO.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: In Fällen, in denen die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Ãœbermittlung Ihrer Daten an einen Dritten zu verlangen.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: In Fällen, in denen Sie der Verarbeitung zugestimmt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich an die zuständige Abteilung wenden.

Die Universität stellt auf ihrer Website im Bereich „Ausübung von Rechten“ weitere Informationen zur Verfügung.

In der Praxis können Sie Ihre Rechte geltend machen, indem Sie ein Ticket über das Student Service Portal – einreichen.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen per E-Mail an das Büro für Datenschutz: dpo@uni. 

Die Anträge werden von der Universität unverzüglich, soweit möglich innerhalb eines (1) Monats nach Eingang bearbeitet. In diesem Zeitraum werden Sie zumindest über den Sachstand informiert. Dies Frist kann um weitere zwei (2) Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Damit wir die von Ihnen mitgeteilten Probleme besser lösen können, kann Ihre Kommunikation mit uns gespeichert werden.

Wenn die Lösung für Sie nicht zufriedenstellend ist, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes Beschwerde einzulegen.

Die zuständige luxemburgische Aufsichtsbehörde ist die nationale Datenschutzkommission (CNPD).

Kontaktdaten der CNPD

Commission Nationale pour la Protection des Données

1, boulevard du Jazz
Service des réclamations
L-4370 Belvaux

Tel. : (+352) 26 10 60 -1
Fax : (+352) 26 10 60 -29
Unter folgender Adresse können Sie ein Kontaktformular ausfüllen:

Änderungen dieses Merkblatts

Änderungen dieses Merkblatts werden auf der Website der Universität veröffentlicht und Ihnen gegebenenfalls per E-Mail mitgeteilt.

Stand: 22. Juli 2026

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